系统如何自动提示...

Question

可能我的标题不是很明确。需求是这样的：一个项目管理系统，要求用户要按月，按季，按年提交项目进度报告。我的问题是，系统如何提示用户需要填进度报告了。比如，5月1号了，应该提交四月份的进度报告，系统应该会给一个通知，通知用户来填写进度报告。我的问题是，系统如何自动生成这个通知。我的解决办法是，系统每天自动检查当前日期是否是1号，如果是1号，就向数据库写入一条通知的记录。如果不是，则不用。但是这样做有很多的问题。首先，1号这天只能检查一次。其次，如果系统在1号这天宕机了，则不会有通知记录写入。还有就是季报和年报的问题还不一样。反正觉得这样做太死了。请问大牛们有没有其他的解决办法，请不吝赐教。