搞定一切的简易看板法

照片由 Robert Bye 在 Unsplash 发布。

我个人在2021年开始使用看板。我早已熟练于规划，正在寻找一种视觉工具来帮助我集中精力，因为我的每一天都感觉像是待办事项的旋风。我把年度目标分解为季度目标、月度目标、周目标，然后是日常习惯或任务。每一个年度目标都伴随着一系列需要完成的任务，于是这种感觉就像旋风般在心中不断蔓延。

一想到要完成一个目标所需的一切，我就觉得它像是一整年的重任。作为一名注重时间和效率的计划者，我需要一个地方来记录这些任务，这让我想到了日记、日历和子弹笔记中的布局——思绪再次涌现。你可能会认为，有了二十年的计划经验，这些问题我早该解决了，但是目标、项目和系统总是在变。我们不是机器人，所以我们需要一个能随我们变化而变化的工具。

进入个人看板页面

在那些采用复杂制造流程的企业或者使用敏捷（Agile）或精益（Lean）方法论的程序应用团队中很受欢迎，看板系统进入了个人规划领域，因为这是一种在充满干扰的世界中完成任务的完美解决方案。

这个界面很简单，提供了一种简单干净的方法来完成事情。

Todo — 包含所有你需要完成的任务
Doing — 是你正在做的事情
Done — 是你已经完成的任务去的地方

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乍一看似乎很愚蠢，因为创建一个待办事项列表并逐项勾掉要比建立一块看板、使用便利贴（我称便签为便利贴）并实际把任务从一个区域移到另一个区域容易得多。这可能对团队来说是个好方法，因为经理可以一目了然地看到每个人当天都在做什么，但对于独自工作的自由职业者来说，一边做工作一边还得管家务，这怎么说得通呢？

我不想要一个更新时间比完成任务还长的系统。我不希望在本该1分钟搞定的任务上浪费2分钟。

那么这个系统对我有什么好处呢？我是个单打独斗的人，试图让一切顺利运行。

这个系统对我来说怎么用？说服我，让我相信使用看板比我的子弹日记、日程规划器、Notion或Obsidian仪表盘以及Apple Notes中的待办事项列表更好。这个系统相比之下，有什么更好的完成任务的方式？

1) 这玩意总是开着的。 它在一级可检索性量表上属于第一级别。这是一款一眼就能看懂的工具，无需任何操作就可使用。应用程序要启动，笔记本要打开。而墙上挂着的板则一直保持活跃，不用电池。

2) 它是有触感的特性。 这种物理移动带来的感觉会在大脑中形成一种既令人满意又容易养成习惯的神经连接。这就是为什么人们更喜欢纸质书而不是电子书。在你纠结之前，让我问你一个问题，你上一次是何时翻阅你的电子书库？又是何时翻阅你书架上的实体书呢？总的来说，人们普遍认为实体物品更有价值，因此我们往往会像对待珍贵物品一样对待它们。

3) 它提供了一条明确的完成路径。 整周内，当你看到便签从待办事项移到已完成时，这种视觉上的感觉会给你一种成就感。在结果难以显现且任务无穷无尽的世界里，圆满完成功一项任务所带来的满足感往往是必不可少的。职业倦怠常因看不到终点而产生，而这一点有助于减轻不知所措的感觉。

你可以质疑或辩论其好处，但很有可能，如果你在读这篇文章，那是因为你可能在考虑尝试一下 Kanban 看板，或者你已经被这个想法说服，并在寻找其他方法来优化你的系统。不管怎样，利用积极的心态去测试你的想法。保持好奇，不要急于评判——Ted Lasso

我使用看板的方式是自由流动的列和区段；这种方式更直观，不像结构化的流程。根据我是否在写书、写博客文章，或者处理其他事务，看板会根据我当周的需求灵活调整。

最简单的形式下，它是一个包含三个列的看板：待办、验证和完成。
更复杂的形式下，它可能包括待办、大纲、正文、修订、发布、测试。
删除了重复的“完成（Done）”。

重点是事情要顺畅流动。
如果遇到阻碍，我会找出原因。是我没有充分了解所有事项吗？还是需要进一步的研究吗？不管怎样，任务已经推进到它所能达到的程度。如果在验证阶段未能完全符合完成标准，则它将被重新安排到下周的列表中，与其他任务一起处理。

这让我可以跳过从一开始就详细规划每个项目每个步骤的过程，也就是将项目分解成更小的部分。如果需要规划，我只需要写在一个便签上，“制定项目X的计划”。这不意味着这是完美的计划；我只需要一个计划开始着手。我可以在项目进行时调整和修改计划，但花一个月的时间来详细规划每个项目，尤其是那些明年才开始的项目，这是在浪费时间。

我计划写100篇博客，没有在这年初的第一周里花时间详细规划100篇博客，而是直接开始写了这篇博客。我的理念是快干。

其次是管理你的在制品（WIP）限额。
因为你的各个部分可能会堆积大量的工作、想法和任务。瓶颈是正常的，需要在下周进行疏通。这很有帮助，因为它表明你需要设定更严格的限额。设定严格的在制品（WIP）限额是确保流程顺畅的关键。坚持这些限额，并根据需要每周进行调整和优化。

第三件事是保持进度。
同一个任务在同一个列中停留数天会违背看板的目的。如果你的任务花费太长时间，那么可能是你陷入了任务困境或以其他方式拖延。如果一个任务花费多天时间，这告诉我我需要将任务分解或更改列标题。即使只是把任务从列的左侧移动到右侧，也能让我看到进度。再次强调，保持事情的流动。

如果你想了解更多关于看板的话，想提高效率的技巧，可以看看这篇文章：项目管理或日常使用的看板。

新年好！2025