让远程工作更富人性：谈谈我们的会议实践

一个简洁的远程工作的简易桌面。作者拍摄的照片。

上周我读了科技作家JA Westenberg写的一篇文章，题目叫现代工作真是糟糕透顶。文章描述了远程工作的噩梦般经历：刚一醒来就看到Slack通知，不停地在二十多个不同的系统间切换来切去，没完没了的Zoom会议轰炸，简直让人抓狂。

作为一个经常思考工作文化的人，这个故事感觉像是一种激励，一个简洁的不应做什么的指南：我们如何创造一种与这完全不同的东西？

说来，我觉得远程工作并不差。我认为远程工作很棒。我是支持者。请千万不要让我再回到办公室。不过，Westenberg 说得对——我们设计远程工作的方法往往忘记了我们是有肉体和大脑的人，而不仅仅是工作齿轮。我们在机器上工作，但我们不是机器。

作为首席幕僚，我经常思考如何让工作更“人性化”。毕竟，“人本第一”是我们平台的第一条运营原则。

尽管世界上有这么多远程工作的场所，却没有一本现成的手册可以遵循，告诉我们如何进行远程工作。一种公司的方法可能并不适用于所有其他公司。所以我们不断尝试新方法，不断收集反馈，看看哪些最适合自己这70人的团队，努力一起做出些好的东西。

最近我在想关于会议的一些事情，也就是你工作日里与他人交流的部分。我一直在尝试如何让会议这一部分的工作变得更加人性化。这里有一些我喜欢的最近尝试的方法。

你知道这种感觉：你在参加Zoom会议，努力保持注意力集中，但聊天里有旁聊。我发现这非常分散注意力。一旦聊天里开始出现评论（更糟糕的是，变成了完整的对话），我的注意力就分散开了。我还听说在我们公司的能力与包容性员工资源小组中，有人提到这对注意力容易分散的人来说是特别的挑战，所以从提升包容性的角度看，这也值得我们考虑。

新规则：对于小型团队会议，我正在尝试一个“不使用聊天”的规则。不允许在聊天中发布任何内容（除非是分享一个文档的链接）。相反，如果有需要说的内容，请直接在会议中说出来。这并不意味着所有会议都需要遵循这个规矩——例如，侧边聊天是一种让员工保持参与感的有趣方式，例如在我们公司的全体会议中。但对于适合的会议，我认为这种做法非常好。

在会议中直接关掉Slack就行了。

最近我读了（并且非常喜欢！）《四千周》，这是一本时间管理书，它反对生产力文化，但仍是一本非常实用的生产力书。在书中，Burkeman 解释说，我们之所以会分心（比如在 Zoom 会议期间查看 Slack 私信），不是因为无聊，而是因为“专注于困难而分心则容易”。真正深入思考或积极倾听的认知工作比浏览电子邮件或回复 Slack 线程要困难得多。你对 Slack 的关注冲动并非出于无聊或生产力，而是你的大脑在说“请不要让我这么努力地思考”。

新规矩：在最近的一次团队回顾会议上，我让大家彻底关闭Slack（包括所有相关通知）。还要求大家摘下Apple Watch或把手机反过来，或者用任何其他方式防止通知打扰你们。然后我们进行了一场长达一小时的交谈。

即使我是会议的主持人和规则制定者，老实说，我觉得这挺煎熬的。在会议过程中，我发现我几次想点开 Slack 图标或打开新标签页。但我没有这么做。我觉得这次会议因此更好了。

我们公司还没有设立一个全员专注高效工作的时段，但也许有一天会有。很多人有自己的版本。我通常看到的是“无会议日”。我曾经把星期四设为无会议日，但后来发现一整天可能并不理想，因为 a) 维持八小时的深度工作确实很难，b) 而且到了午饭时间，我就开始渴望人际交流了。

新规定：我将周二和周四的上午设为无会议时间。我现在就是从周四的无会议时段写的这封消息！最近我觉得这是我最有可能专心做事的时间。这些日程表上的小时间段就像我的避难所，在这里我可以远离工作的喧嚣，利用大脑更深层次的部分来利用一段不受打扰的时间。也许将来我会调整这个时间安排，但目前我会坚决保护这段时间，周二和周四上午我不能见客，请找其他时间。

有时，一个项目的下一步是“安排会议”。但明确设定会议的类型是有帮助的，比如是工作型会议还是计划型会议。当人们对于会议是用于“处理工作”还是“计划如何处理工作”有不同的期望时，就会让人感到非常沮丧。

新规定：明确说明会议是为了“实际完成工作”还是为了“计划如何完成工作”。团队同步会或签到会是“计划如何完成事情”的会议的一个很好的例子。这些会议应该高效地进行，主要目的是信息共享，但其实，在会议结束后，大家会各自回到工作岗位去做实际的工作。一个“实际完成工作”的会议则是大家一起完成某个任务。

这是一个很好的例子：几周前，我需要和我的同事 Carly 会面来建立一个新的 CRM 系统。我们可以选择开个短会来制定计划，或者开个长一点的会直接开始工作。因为这是一个合作项目，我们决定选择一个实际工作的会议。我还把会议名称定为“Brittany 和 Carly 建立 CRM”。我们在一个小时里完成了我们需要的部分。这真的非常棒。

这是一件小事情，但我讨厌在Zoom会议里说“谁想先来？”或“谁想下一个？”然后等大家回应的感觉。这感觉挺多余的尴尬。

新规则：在合适的情况下，我会在Zoom聊天中发布讲话顺序。例如，我们最近有一次团队会议，引入了一位新承包商，需要团队成员轮流自我介绍。我快速地在聊天中按屏幕上显示的顺序打出了每个人的名字，我们就按这个顺序进行自我介绍。这样做既简单，也有助于减轻每个人的紧张感，因为他们知道自己什么时候轮到发言。

我还没试过这个，但计划在新的一年里，为我的一个团队安排固定的协同工作时间。这个团队主要是在一起开“为了推进任务”的会议，我渴望能有更多并肩合作的时间。我怀念坐在旁边和有人一起工作，他们和我做着类似的事情，可以边工作边交流几句，或者抬头问个问题或寻求反馈，也不必为此专门安排一次会议。那么，在线办公的情况下，类似的互动方式又该如何实现呢？

我不太确定，但在这次会议中，我们将尝试重现一些类似的感觉。我们计划使用Around.co作为虚拟房间，在里面边工作边闲聊，处理各种个人项目：写博客、策划活动、写和编辑文案、联系作者。也许会有点烦人，我们可能不太喜欢，但也许有某种共处的感觉会不错，这种感觉介于 Zoom 会议和独自工作之间，有点像是半吊子的团队协作。

这些是我最近尝试的一些会议实验，目的是让会议更具人性。如果你有尝试过的方法或你觉得能让会议更人性的小妙招，请在评论中分享——我很想听听你的建议。