实战经验分享：做好这三点，组织一场牛B的技术会议（一）

图片于2019年11月3日摄于北京

在 TGO 鲲鹏会的三年里，我参加过大大小小的沙龙和会议加起来差不多一百场了，比如这是 2019 年我们在全球的活动规划 。我参加的这些活动，大都是前期参与了一些的，并不是活动开始了才到现场当个听众的。也因此，对于如何举办一场活动，有一些经验和看法。这里给大家分享一下。

一场活动，更具体的来说是 TGO 鲲鹏会常说的学习活动，主要包括三个方面：内容（含演讲嘉宾）、会务、招募/售票，相对应的有三个岗位：主编、项目经理、票务经理。其主要职责分别是：

• 主编：统筹演讲内容和讲师相关的事项，包括专题规划、讲师邀请、内容审核、宣传推广需要的文字素材等，整体而言是比较“虚”的方面，不是摸得到的
• 项目经理：负责所有“看得见摸得着”的工作，比如场地搭建、展位宣传、现场物料和对外推广
• 票务经理：负责招募参会者和（如果收买门票）售票，其中用到了渠道资源，部分会和项目经理的有交叉重叠

想象成功时候的样子

如何定义一场会议是成功的呢？就像我们标题里提到的这个字眼。

这个是我们常用的一个方法论：想象这件事情成功时候的样子是怎样的？用语言描述出来，越具体越好，越细致越好；然后对着这个成功时候的样子，看看我们需要做哪些事情才能达到这样的效果。其实就是另一种方式确定了目标（objective）和行动计划（action plan）。

对于一次会议而言，成功时候的样子可以是这个样子的：

• 所有的参会者都十分满意，赞不绝口，NPS 达到 60% 以上；觉得我们的会议是干货满满的，没有或者只有极少的广告内容，大家学有所得、满载而归
• 从报名、进场、签到到听讲、互动和离场，流程顺畅，指示清晰，空调温度合适，现场灯光刚刚好，是一场舒心的大会
• 讲师的体验很好，能够感受到我们不是一场随随便便的大会。比如每位讲师定制的个性化邀请函、为讲师介绍了几位同行并且愉快的交流、讲师结识了新朋友或者遇见了好久不见的老朋友
• 偶有小插曲，但是我们的 plan B 都很好的预见了这些状况。
• 合作伙伴也很开心，他们的品牌曝光很充分，和参会者的交流也很到位

如何实现成功时候的样子

基本上就是按照前面的分工，对照成功时候的样子的各个方面，提前做好准备，做足功课，“有备无患”。

这里需要再次提到一个公开的资料，是三一会议的前辈杨正老师主持完成并公开的，《全流程会议策划与管理》。

比如要做会议立项，你要关注的有这些事情

 |      |1.2.3会场考察|
  |      |1.2.4场地合作谈判|
  |      |1.2.5场地合作合同协议或备忘录签订|
  |1.3确定会议的合作方、支持方、主赞助商|1.3.1确定是否有联合主办方、学术支持方|
  |      |1.3.2会议合作方案（赞助计划）|
  |      |1.3.3合作方书面商函|
 |      |1.3.4跟踪并获得批复|
  |      |1.3.5进一步优化合作协议|
  |      |1.3.6协议签订以及预付款|
  |1.4会议的定位|1.4.1预设会议的规模目标，对标竞争者|
  |      |1.4.2来宾的行业类别、重点行业类别等|
  |      |1.4.3来宾的层次定位，听众身份是采购还是市场|
  |1.5确定会议的形式|1.5.1 会议的分类是技术会、招商会、说明会  |
  |      |1.5.2会议的讨论形式及数量(主旨演讲、主题演讲、圆桌讨论、专业培训、小组讨论) |
  |      |1.5.3演讲嘉宾的招募形式、数量、境内外嘉宾的初步⼈选和⽐例|
  |1.6会议议题和演讲⼈确定|1.6.1 确定会议议题，广泛对内、对外调研、受众研究和竞争者研究|
  |      |1.6.2召开规划咨询委员会、顾问会议、成⽴立顾问委员会 |
  |      |1.6.3初步确定会议议题类别和范围|
  |1.7演讲嘉宾⼈人选筛选|1.7.1确定演讲人的参与方式(一对一推荐为主还是对外开放征集评选为主)  |
  |      |1.7.2根据参与方式制定演讲嘉宾招募⽅案或邀请函|
  |      |1.7.3根据方案开展嘉宾邀请⼯作(设计嘉宾征集商函、 推⼴信等)|
  |      |1.7.4合作⽅推荐和联络(合作方、学术支持方等)|
  |      |1.7.5定期回顾进展、评估人选、初步人选|
  |      |1.7.6人选的确定和变更事宜 |
  |      |1.7.7签订演讲⼈意向书、确认书|

具体在这个文档中是这样展示的，更加详细

关于讲师（也就是演讲嘉宾）的管理方面，你要做的事情包含这些方面

关于会场布置，你要关注这些事情

所有要做的事情都有了，成功的难点是什么？

在我的上一篇文章提到了几个故事，基本上是在实践过程中的难点了：

1. 讲师提供的演讲内容“不合格”，怎么办？当然了，这里的不合格指的是依照主编确定的内容标准不合格，可能是深度不够，有可能是完全方向错误，有可能是在打广告。坚决地打回去，修改后再来是唯一正确的选择。
2. 讲师的 PPT 有可能是公司同事比如市场部帮忙做的，讲师对于 PPT 不熟悉，甚至要上场了才完整的浏览了一遍 PPT，演讲如车祸现场。怎么办？强制提前演练+现场强制彩排，基本上可以解决这个问题。并且这个环节也能对应到前面“成功时候样子”的讲师满意度环节。
3. 参会者没收获怎么办？其一，严把内容关，确保这些来听演讲的人（真的有不少人来会议不是为了听演讲的）是真的乘兴而来兴尽而归。其二，是不是可以多设置一些互动环节？不管是和讲师的见面会交流、参会者的即兴分享、参会者的现场show等等。
4. 没人报名怎么办？这个主要是立项阶段需要解决的问题：你的受众是谁？谁为你的会议买单？你如何触达受众？你如何说服他人买单？这个如果没想好，后面的一切都不应该发生。

整体而言，举办一场会议，是比较流程化的了，市面上也有足够多的公司是在做这方面的服务。不论是一站全包的会议公司，还是术业有专攻只负责其中一部分的供应商，我们都可以找到相应的伙伴来一起做。

核心问题是，你要想清楚，你办这场会议的核心竞争力是什么？

没几个公司办会议的核心竞争力是搭建、是现场的 LED 屏幕、是住宿很好、是餐饮很棒。你的核心竞争力可以是演讲内容、人员招募、大咖讲师比如十个院士或者省长，剩下的和合作伙伴一起做，你来把控质量就行。

再来两个小故事

想到了两个故事，跟最后这一点的内核是一致的。分享一下：

记住一个例子，这个例子流传甚广（当然了这个故事不一定真实），出自李慧波著的《团队力量》。

众所周知，麦当劳品牌的创始人是雷·克罗克，他以非凡的经营才能，把麦当劳兄弟的小餐馆变成了世界快餐的第一品牌，自己也成为美国最有影响的企业家之一。据说，当年从麦当劳兄弟手里买下特许经营权的除了克罗克之外，还有一个荷兰人。
那个荷兰人与雷 · 克罗克走的是一条完全不同的经营之路。相比之下，克罗克似乎比较愚蠢，他只开麦当劳店，而加工牛肉、养牛的钱都任由别人赚了；荷兰人非常聪明，他不仅开麦当劳店，而且所有的赚钱机会都不让别人染指。他投资开办了牛肉加工厂，使加工牛肉的钱也流入自己的腰包。他又想：我为什么买别人的牛肉，让别人赚走养牛的钱呢？随后他自己办了一个养牛场。日复一日，年复一年，克罗克把麦当劳开遍了全世界时，那个荷兰人在忙什么呢？人们找啊找，终于在荷兰的一个农场里找到了他，他没有别的，就养着200头牛。

还有一个故事是冠以西贝的创始人贾国龙的，出自《西贝的服务员为什么都爱笑》。

2016年后，贾国龙在很多次对内对外的活动上都这样说：“我就是个开饭馆的！”“我永远就是个开饭馆的！”

我想，这也是他对自己、对西贝的一种自我约束：在大机会时代，永远不要机会主义。也是一种自我激励：天下事就是这样，什么都想要的人，往往最后什么都要不到，所以，下决心不要，下决心就干一件事！
西贝创业成功后，正赶上内蒙古、山西、陕西挖矿热，很多人劝贾国龙投资开矿，投了就大赚，身价动辄几十上百亿。“老贾，这可比你一盘菜一盘菜地卖来钱容易多了！”贾国龙心想，做一件事如果内心里没有一种自豪感，天天忙着数钱有什么意思？那是出纳干的活儿！他是这样婉转拒绝这些发大财的机会的：“天下还有比70亿张嘴更大的矿吗？”